Toda empresa que vende a crédito tiene, tarde o temprano, facturas que no le pagan a tiempo. El problema no es solo el dinero que no entra: cada mes que pasa la deuda se vuelve más difícil de cobrar, el cliente se acostumbra a no pagar y, si se deja correr demasiado, la empresa puede perder el derecho a cobrar por la vía judicial.
En este artículo le explicamos qué hacer con su cartera vencida, en qué orden y cuáles son los plazos que no debe dejar pasar.
1. Ordene su cartera por edad y por valor
Antes de llamar a cualquier cliente, haga una lista de todas las facturas vencidas con tres datos: cliente, valor y días de mora. Agrúpelas en rangos (1 a 30 días, 31 a 90, 91 a 180, 181 a 360 y más de un año).
Esta foto le dice dónde está el riesgo. Una factura de 20 días se resuelve casi siempre con una llamada; una de 400 días necesita una estrategia distinta. Empiece por las de mayor valor y mayor antigüedad.
2. Revise que sus facturas sirvan para cobrar
En Colombia la factura puede ser un título valor, es decir, un documento con el que se puede iniciar un proceso ejecutivo sin tener que probar la deuda desde cero. Para eso debe cumplir los requisitos del Código de Comercio y, en el caso de la factura electrónica, haber sido aceptada por el cliente.
La aceptación puede ser expresa (el cliente la acepta) o tácita (no la rechaza dentro del plazo legal después de recibir el producto o el servicio). Revise además que tenga soporte de entrega: remisiones firmadas, actas de entrega o correos de recibido. Si estos soportes faltan, el cobro se vuelve más lento y costoso.
3. Haga un cobro prejurídico serio
La mayoría de las deudas se recuperan sin llegar a un juzgado si el cobro se hace bien. Un cobro prejurídico efectivo tiene estas etapas:
- Recordatorio amable por correo y llamada, apenas vence la factura.
- Comunicación formal con el valor adeudado, los intereses de mora y una fecha límite de pago.
- Acuerdo de pago por escrito si el cliente no puede pagar todo de una vez. Un acuerdo firmado reconoce la deuda y le da a usted un nuevo soporte para cobrar.
- Requerimiento de un abogado antes de demandar. Muchas empresas pagan en esta etapa porque entienden que el siguiente paso es judicial.
Deje constancia de cada contacto: fecha, persona, canal y respuesta. Esa trazabilidad sirve si después hay que demandar.
4. Cobre los intereses de mora
Cuando una factura se vence, la empresa tiene derecho a cobrar intereses moratorios. En los negocios mercantiles, si no se pactó otra tasa, el límite es una y media veces el interés bancario corriente que certifica la Superintendencia Financiera. Incluirlos en la comunicación de cobro deja claro que esperar le cuesta más al deudor.
5. No deje que la deuda prescriba
Este es el error más costoso. La acción cambiaria para cobrar una factura que es título valor prescribe, por regla general, en tres años contados desde su vencimiento. Pasado ese plazo, el cobro judicial por esa vía se pierde, aunque la deuda siga siendo real.
Por eso conviene que un abogado revise las facturas con más de un año de mora: hay maneras de interrumpir la prescripción, como un acuerdo de pago firmado o la presentación oportuna de la demanda.
6. Cuándo pasar al cobro jurídico
Si el cobro prejurídico no funciona, el camino es el proceso ejecutivo. Con un título valor válido, el juez puede ordenar el pago y decretar medidas cautelares, como el embargo de cuentas o bienes del deudor, para asegurar que la deuda se pague.
Antes de demandar vale la pena revisar si el deudor tiene bienes o cuentas que se puedan embargar. Ganar un proceso contra una empresa sin patrimonio no le devuelve el dinero.
7. Prevenga la próxima cartera vencida
- Estudie al cliente antes de darle crédito.
- Deje por escrito el plazo de pago y los intereses de mora.
- Pida soporte de recibido de cada entrega.
- Revise la cartera cada semana, no cada trimestre.
- Defina en qué momento una factura pasa del área comercial a cobro prejurídico.
Recuperar cartera a tiempo protege el flujo de caja de su empresa. Si tiene facturas vencidas y no sabe cuáles todavía se pueden cobrar, revisémoslas juntos: el diagnóstico es sin costo.