¿Tu empresa está en riesgo de sanciones?
Muchas empresas cometen errores legales y administrativos que pueden generar multas costosas, procesos jurídicos o incluso cierres temporales. Este checklist práctico te permitirá identificar puntos críticos y actuar antes de que sea demasiado tarde. A continuación, te presentamos los 5 errores más frecuentes que generan multas en las empresas, organizados por áreas clave como Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y jurídico laboral.
1. No contar con contratos laborales bien estructurados
Una omisión tan básica como no firmar los contratos antes del inicio de labores puede desencadenar problemas legales severos.
¿Qué debes revisar?
- ¿Tus contratos están firmados antes del inicio de labores?
✔ Solución: Firma siempre el contrato antes del primer día laboral. Usa formatos revisados por un abogado laboral. - ¿Incluyen todas las cláusulas exigidas por la ley?
✔ Solución: Asegúrate de incluir: tipo de contrato, salario, funciones, jornada y duración. Usa plantillas legales actualizadas. - ¿Tienes respaldo documental para cada modalidad de contratación?
✔ Solución: Archiva digital y físicamente todos los contratos. Establece un checklist de ingreso laboral.
2. Incumplir con afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
El no afiliar correctamente a tus trabajadores puede derivar en sanciones económicas por parte de la UGPP y otros entes de control.
¿Qué debes verificar?
- ¿Todos tus trabajadores están afiliados a EPS, ARL, AFP y caja de compensación?
✔ Solución: Verifica afiliaciones el mismo día de la contratación. Usa una lista de chequeo. - ¿Realizas los aportes completos y a tiempo?
✔ Solución: Usa la PILA y programa recordatorios antes del plazo límite (los primeros 10 días del mes). - ¿Supervisas que los contratistas independientes estén al día?
✔ Solución: Solicita soporte mensual de sus pagos a seguridad social como condición de pago.
3. No implementar un Sistema de Gestión de SST (SG-SST)
Desde 2019 es obligatorio implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ignorarlo te expone a sanciones del Ministerio de Trabajo.
¿Ya lo tienes en regla?
- ¿Tu empresa tiene un SG-SST documentado y en ejecución?
✔ Solución: Contrata una consultoría o outsourcing para diseñar e implementar tu SG-SST anual. - ¿Realizas evaluaciones médicas periódicas?
✔ Solución: Agenda mínimo una evaluación anual por trabajador. Coordina con una IPS autorizada. - ¿Cuentas con el COPASST y Comité de Convivencia conformados?
✔ Solución: Realiza elecciones internas y formaliza su constitución. Capacita a los miembros.
4. No gestionar adecuadamente las jornadas laborales y pagos de nómina
El incumplimiento de la normatividad laboral en cuanto a horarios, recargos o pagos puede llevarte a sanciones y demandas.
¿Cómo vas con esto?
- ¿Llevas control de horarios, horas extra, recargos y descansos?
✔ Solución: Usa formatos físicos o herramientas digitales (como Excel o apps de marcación). - ¿Pagas conforme a la legislación laboral vigente?
✔ Solución: Consulta la tabla de salarios mínimos y recargos del Ministerio de Trabajo. - ¿Entregas comprobantes de pago a los trabajadores?
✔ Solución: Envía desprendibles físicos o digitales en cada pago de nómina.
5. No actuar ante riesgos psicosociales o acoso laboral
La falta de acción ante el estrés laboral, mal clima organizacional o denuncias por acoso puede derivar en procesos legales y afectar la reputación empresarial.
¿Tienes estos puntos cubiertos?
- ¿Has aplicado la batería de riesgo psicosocial en el último año?
✔ Solución: Contrata una empresa especializada en evaluaciones psicosociales una vez al año. - ¿Tienes canales activos para denuncias de acoso laboral?
✔ Solución: Define un correo exclusivo, buzón físico o formato interno para reportes. - ¿Realizas capacitaciones en clima organizacional y prevención?
✔ Solución: Programa mínimo una charla semestral sobre bienestar y convivencia laboral.
¿Identificaste algún pendiente? No te arriesgues
Una simple omisión puede desencadenar sanciones millonarias o procesos legales extensos.
En Lextalento SAS te ayudamos con una auditoría preventiva gratuita que identifica riesgos legales, laborales y de SST, y te brinda soluciones a la medida para garantizar el cumplimiento normativo.
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