Guía práctica para adaptarte a la Reforma Laboral 2025

La Reforma Laboral 2025 introduce transformaciones estructurales en el modelo de contratación, la jornada laboral, la relación con plataformas digitales y la monetización de la cuota de aprendizaje. Esta guía práctica está diseñada para ayudarte a implementar los ajustes necesarios en tu organización, garantizando el cumplimiento legal y la sostenibilidad operativa.

1. Jornada laboral de 42 horas: gradual pero obligatoria

Marco normativo
El Artículo 12 de la Reforma Laboral 2025 modifica el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), y establece que, a partir de julio de 2026, la jornada máxima semanal será de 42 horas, con una implementación gradual desde julio de 2025. Esta medida aplica a todos los sectores.

¿Qué establece exactamente el artículo 12?
La norma permite pactar jornadas variables de hasta 9 horas diarias, distribuidas entre 4 y 6 días, sin generar horas extras, siempre que el promedio no exceda 42 horas semanales.

Texto clave de la norma:

“…El número de horas de trabajo diario podrá distribuirse de manera variable durante la respectiva semana, teniendo como mínimo cuatro (4) horas continuas y máximo hasta nueve (9) horas diarias sin lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y dos (42) horas semanales…”
— Art. 12 Reforma Laboral 2025

Interpretación legal y operativa

Este ajuste permite una mayor flexibilidad legal en la jornada laboral:

Puede pactarse hasta 9 horas diarias sin incurrir en recargos.
El promedio semanal debe mantenerse en 42 horas.
Debe existir consentimiento escrito del trabajador.
El descanso obligatorio semanal debe respetarse.
No deben excederse 6 días continuos de labor.

Importante: Esto no aplica a trabajadores de dirección, confianza y manejo, que tienen un régimen especial (Art. 162 CST).

Ejemplo práctico de distribución semanal

Caso: Empresa que opera de lunes a viernes

Lunes a jueves: 9 horas diarias = 36 horas
Viernes: 6 horas
Sábado y domingo: descanso obligatorio

Total semanal: 42 horas → No se generan recargos ni horas extras.

Riesgos legales si no se gestiona adecuadamente

Si no hay pacto escrito, las horas podrían reclamarse como extras.
Si se supera el promedio de 42 horas semanales, aunque no se superen 9 horas diarias, se deben pagar recargos.
Exceder las 9 horas diarias sin justificación contractual activa pagos por horas extras.

¿Las jornadas de hasta 9 horas se pagan como ordinarias?

Sí, siempre que:

Se respete el total de 42 horas semanales.
Se pacte previamente por escrito.
Se mantenga dentro del horario diurno (6:00 a.m. a 7:00 p.m.).

Cálculo de valor hora ordinaria: ejemplo numérico

Caso: Empleado con salario mensual de $2.000.000

Valor hora: $2.000.000 ÷ 240 horas ≈ $8.333
Jornada pactada: Lunes a jueves (9h) y viernes (6h)
Total semanal: 42 horas

Pago diario (9h): 9 × $8.333 = $74.997
Pago ordinario, sin recargos adicionales.

¿Cuándo se convierte en hora extra?

Las horas deben pagarse como extras si se cumple cualquiera de estas condiciones:

Se supera el límite de 42 horas semanales.
Se excede el tope de 9 horas diarias sin acuerdo previo.
Se trabaja en jornada nocturna no pactada (7:00 p.m. a 6:00 a.m.).
No se cumple con el descanso semanal obligatorio.

¿Es obligatorio pactarlo?

Sí. Para aplicar esta distribución sin recargos, se requiere pacto escrito individual o colectivo, que:

Establezca la distribución variable (hasta 9 horas diarias).
Garantice que no se supere el promedio de 42 horas semanales.
Respete el descanso semanal obligatorio.

Sin este pacto, cualquier hora que supere 8 horas al día puede ser reclamada legalmente como hora extra.

La Reforma Laboral 2025 propone una reducción progresiva de la jornada semanal a 42 horas, ofreciendo herramientas legales para la flexibilidad horaria sin incrementar los costos laborales. Sin embargo, es indispensable que las empresas formalicen los acuerdos por escrito y vigilen cuidadosamente la distribución horaria para evitar sanciones o demandas laborales.

Para más orientación sobre cómo implementar correctamente los cambios de la reforma laboral en tu organización, contáctanos para asesoría especializada.

2. Aumento progresivo del recargo dominical y festivo: lo que debes saber

Recomendación estratégica de LexTalento

Frente a los cambios introducidos por la Reforma Laboral 2025, se recomienda:

Firmar un otro sí al contrato laboral o actualizar el reglamento interno.
Incluir una cláusula de flexibilidad horaria conforme al artículo 12 de la reforma.
Describir los escenarios en que se permitirá laborar hasta 9 horas diarias.
Explicar claramente el cálculo semanal y los límites establecidos por ley.

Además, se recomienda implementar herramientas digitales que automatizan el seguimiento horario, permitiendo verificar en tiempo real si se excede el promedio de 42 horas semanales.

¿Qué dice la Reforma Laboral 2025 sobre el recargo dominical?

El artículo 15 de la Reforma Laboral 2025 modifica el artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), estableciendo un aumento gradual en el valor del recargo por trabajar en días de descanso obligatorio, como domingos y festivos.

Texto clave de la norma:

“El trabajo en día de descanso obligatorio, o días de fiesta, se remunera con un recargo del 100% sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas (…).
Este recargo podrá implementarse de manera gradual:
80% desde el 1° de julio de 2025
90% desde el 1° de julio de 2026
100% desde el 1° de julio de 2027 o antes si el empleador así lo decide.”
— Art. 15 del Proyecto de Ley 311 de 2024

¿Qué se considera un día de descanso obligatorio?

Por defecto: el domingo.
Alternativo: cualquier otro día pactado contractualmente como descanso.
Incluye: los festivos nacionales según la Ley 51 de 1983 y demás disposiciones vigentes.

Cálculo del impacto económico

El aumento del recargo dominical establecido por la Reforma Laboral 2025 representa un incremento progresivo del costo por hora trabajada en días de descanso obligatorio. Este recargo no reemplaza el salario base, sino que lo incrementa proporcionalmente según el porcentaje aplicable.

Ejemplo práctico:

Un empleado con un salario mensual de $2.000.000 trabaja 8 horas un domingo.
Primero se calcula el valor de la hora ordinaria:
$2.000.000 dividido entre 240 horas mensuales = aproximadamente $8.333 por hora.

En 2024, con un recargo del 75%, se suma $6.250 por hora, lo que da un total de $14.583 por cada hora dominical.
Desde julio de 2025, con un recargo del 80%, el valor adicional será de $6.666. El pago total por hora será de $15.000.
En julio de 2026, con el recargo al 90%, se suma $7.500 por hora, con un total de $15.833.
A partir de julio de 2027, el recargo será del 100%, es decir, $8.333 adicionales por hora trabajada, con un pago total de $16.666 por cada hora dominical.

Incremento total: $2.083 por hora entre 2024 y 2027.

A escala mensual o anual, este aumento puede representar entre un 15% y un 25% más en costos salariales para empresas con alta rotación dominical o trabajo continuo, como las de producción, vigilancia, retail, salud o logística.

¿Qué empresas se verán más afectadas?

Empresas con turnos dominicales regulares.
Operaciones de producción continua o logística 24/7.
Áreas con alto nivel de ausentismo que requieren redistribución de turnos.
Organizaciones con bonificaciones informales no ajustadas a la nueva ley.

Riesgos si no se adapta la organización

Pasivos laborales ocultos por pagos incompletos.
Demandas laborales por recargos mal liquidados.
Multas según el artículo 486 del CST (hasta 5.000 SMMLV).
Mayor rotación de personal y niveles de fatiga laboral.

Soluciones estratégicas para implementar la reforma laboral sin riesgos

1. Auditoría de turnos

Revisión de frecuencia de trabajo en domingos y festivos.
Verificación del cumplimiento legal en el pago de recargos.
Confirmación del día de descanso obligatorio pactado.

2. Simulación financiera

Proyección del impacto por empleado y por área.
Evaluación de escenarios entre 2025 y 2027.
Recomendaciones para adoptar anticipadamente el recargo del 100%.

3. Reingeniería de la carga laboral

Reorganización de funciones para evitar trabajo en domingos.
Uso del descanso compensatorio en día hábil.
Implementación de esquemas flexibles como 4×10 o 5×8.

4. Apoyo legal y contractual

Revisión y ajuste de contratos laborales.
Actualización del reglamento interno en temas de recargos y descansos.
Capacitación al área de talento humano en negociación laboral.

Enfoque técnico: respaldo normativo y buenas prácticas

¿Qué dice la OIT?
La Organización Internacional del Trabajo considera el descanso semanal como un derecho fundamental. Su interrupción debe ser compensada de forma justa y con condiciones laborales dignas.

Opinión de expertos
El académico Manuel Luque Parra (Universidad de Murcia) sostiene que los recargos dominicales bien definidos son esenciales para proteger el equilibrio entre la vida laboral y personal, y evitar la explotación del trabajador.

Aunque el aumento del recargo dominical es progresivo, su impacto acumulado será significativo. Las organizaciones que no planifiquen a tiempo pueden enfrentar sobrecostos, conflictos legales y desgaste en su fuerza laboral.

LexTalento te ayuda a anticiparte con herramientas de simulación, auditoría y rediseño organizacional para que la implementación de la reforma laboral no sea una amenaza, sino una oportunidad.

3. Contratos a término fijo y por obra o labor: límites, riesgos y adaptaciones según la Reforma Laboral 2025

La Reforma Laboral 2025 introduce modificaciones clave en las formas de contratación temporal en Colombia, especialmente en los contratos a término fijo y por obra o labor. Estas medidas buscan reducir el uso indebido de vínculos temporales en funciones que deberían ser permanentes, y aumentar la estabilidad laboral formal.

Fundamento jurídico
El Artículo 6 de la Reforma Laboral 2025 modifica los artículos 46, 47 y 48 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Estas reformas afectan directamente la forma en que las empresas pueden contratar personal por tiempo determinado, estableciendo mayores exigencias legales y documentales.

Cambios específicos en la legislación

A. Contrato a término fijo
Antes de la reforma:

Podía celebrarse por menos de un año y renovarse hasta tres veces.
Después de la tercera renovación debía pasar a un año o indefinido.
No existía un límite máximo de duración acumulada.

Con la Reforma Laboral 2025:

El contrato no podrá superar los cinco (5) años en total, independientemente del número de renovaciones.
Desde la quinta prórroga, si se desea mantenerlo a término fijo, debe celebrarse por un mínimo de un (1) año.
El empleador debe justificar por escrito, con respaldo documental, la temporalidad de la labor contratada.

B. Contrato por obra o labor determinada
Antes de la reforma:

Finalizaba con la culminación de una tarea específica.
No se exigía una descripción detallada en el contrato.

Con la reforma:

El contrato debe incluir una descripción clara, precisa y verificable de la obra o proyecto que lo motiva.
Si el objeto contractual es ambiguo, genérico o no verificable, se presumirá como contrato a término indefinido.
Esta modalidad solo será válida para proyectos de duración limitada y comprobable, no para cubrir funciones habituales.

Ejemplo válido de redacción contractual:
“Apoyar la ejecución del proyecto X, financiado por el contrato N.º 123 con la entidad Z, con inicio estimado en enero de 2025 y finalización proyectada en diciembre de 2026.”

Errores comunes antes de la reforma laboral

Cláusulas genéricas en contratos de obra, como: “Apoyo administrativo según necesidades del servicio”, ya no serán válidas.
Contratos verbales o con formalización incompleta en la modalidad a término fijo.
Uso reiterado de contratos por menos de un año sin justificación documentada.
Falta de evidencia que demuestre que la labor era efectivamente temporal y no estructural.

Riesgos legales por incumplimiento

Transformación automática del contrato en indefinido.
Pago de indemnización por despido injusto, si el vínculo se termina sin justa causa.
Multas por omisión de formalización escrita, que pueden llegar hasta 5.000 salarios mínimos legales vigentes (SMMLV).
Demandas laborales por estabilidad reforzada en casos de fuero sindical, embarazo, discapacidad o víctimas de violencia.
Requerimientos de la DIAN o UGPP sobre aportes retroactivos a seguridad social si se presume simulación contractual.

Recomendaciones estratégicas de LexTalento

Ante las nuevas exigencias de la Reforma Laboral 2025, las empresas deben actuar con enfoque preventivo. Es clave revisar sus modelos de contrato actuales y ajustar la redacción para cumplir con los criterios de validez legal y documental. Esto incluye redactar objetos contractuales claros, definir causales objetivas de terminación y respaldar cada vínculo temporal con evidencia verificable.

Además, se recomienda automatizar el control de prórrogas, fechas y justificaciones mediante herramientas digitales que garanticen trazabilidad. La capacitación del equipo de talento humano en estos nuevos estándares legales es fundamental para evitar errores que puedan generar sanciones o demandas. LexTalento acompaña este proceso de manera integral, alineando el modelo contractual con la reforma y minimizando riesgos laborales.

Acciones urgentes para las empresas

Ante los cambios establecidos por la Reforma Laboral 2025, las organizaciones deben actuar con rapidez:

Auditoría de contratos vigentes: Identificar contratos a término fijo que superen los cinco años sin justificación válida.
Reescribir modelos de contrato por obra o labor: Incluir objeto contractual específico, medible y respaldado con documentación.
Documentar la necesidad temporal: Soportar cada contrato con evidencia como cronogramas de proyectos, resoluciones de financiación o acuerdos con terceros.
Capacitar al personal de contratación: Garantizar que quienes redactan y suscriben contratos conozcan los nuevos criterios legales y sus implicaciones.

La Reforma Laboral 2025 no elimina los contratos a término fijo ni por obra o labor, pero eleva significativamente los requisitos para su validez. La contratación temporal ya no puede basarse solo en conveniencia operativa, sino que debe estar sustentada en causas legales, específicas y comprobables.

LexTalento acompaña a las empresas en este proceso de transición, ayudándolas a reducir riesgos legales, evitar sanciones y adaptar sus modelos de contratación al nuevo marco normativo laboral en Colombia.

4. Plataformas digitales: trabajadores con nuevos derechos

Fundamento normativo: Artículos 26 al 33 de la Reforma Laboral 2025
El Título IV de la reforma laboral marca un antes y un después en el tratamiento legal del trabajo mediado por plataformas digitales. Colombia se convierte en uno de los primeros países de Latinoamérica en establecer un marco regulatorio específico para estas relaciones laborales, que hasta ahora operaban en una zona gris legal.

Este nuevo esquema jurídico clasifica a los trabajadores digitales en dos categorías: subordinados y autónomos. Además, establece nuevas obligaciones para las plataformas y reconoce un conjunto de derechos que deberán respetarse, incluso en relaciones no laborales.

Clasificación jurídica: subordinados y autónomos

La reforma laboral distingue entre trabajadores subordinados y trabajadores autónomos, dependiendo del grado de control que la plataforma ejerce sobre la prestación del servicio.

Trabajador subordinado
Se configura una relación laboral cuando la plataforma define aspectos como el horario, el lugar, las condiciones del trabajo o impone sanciones. Esta subordinación implica el cumplimiento de todas las obligaciones laborales: afiliación al sistema de seguridad social, pago de prestaciones, protección ante despido y garantías mínimas legales.

Trabajador autónomo
Cuando el prestador define libremente sus tiempos, rutas o condiciones y no está sujeto a instrucciones directas, se presume una relación de carácter civil o comercial. No existe subordinación, aunque sí un contrato formal con obligaciones específicas.

Obligación contractual
Todas las plataformas deberán especificar en el contrato la categoría del trabajador. Esta clasificación podrá ser verificada por el Ministerio del Trabajo. Si se detecta subordinación encubierta, la relación será recalificada como laboral, con efectos retroactivos.

Nuevo régimen de aportes a seguridad social

Para los trabajadores autónomos vinculados a plataformas digitales, la reforma laboral establece un esquema de cotización compartida:

La empresa debe asumir el 60 % del valor de la cotización a salud y pensión.
El trabajador deberá asumir el 40 % restante.
El cálculo se hará sobre el ingreso mensual real o promedio, no sobre un salario mínimo.
El pago debe realizarse mediante el operador PILA y con cruce de datos en la DIAN.

En caso de omisión o evasión, la empresa será responsable solidaria por el 100 % de las prestaciones y podrá ser sancionada por la UGPP.

Prohibiciones y nuevas restricciones para las plataformas

La reforma laboral impone límites a prácticas contractuales consideradas abusivas o contrarias al derecho laboral:

Queda prohibido exigir exclusividad a trabajadores autónomos.
Se reconoce el derecho a trabajar simultáneamente para múltiples plataformas.
No se podrá desactivar cuentas sin garantizar el debido proceso (notificación, derecho a la defensa, decisión razonada).
Los algoritmos de evaluación, asignación o sanción deberán estar supervisados por una persona natural.

Toda decisión que afecte directamente los derechos del trabajador debe contar con intervención humana. Las decisiones automatizadas sin validación serán consideradas inválidas.

Nuevos derechos mínimos garantizados

La reforma reconoce derechos fundamentales, incluso para quienes prestan servicios en modalidad no laboral:

Derecho al descanso: se debe garantizar al menos un día libre por cada siete días de conexión.
Derecho a la desconexión: no se podrá sancionar a quien no esté disponible fuera de su jornada habitual.
Derecho a conocer cambios contractuales: las modificaciones en condiciones, tarifas o métricas deben ser notificadas con antelación.
Derecho a la tutela judicial efectiva: tanto subordinados como autónomos podrán acudir a la justicia laboral para hacer valer sus derechos.

Sectores directamente impactados

El nuevo régimen afecta de manera directa a empresas y modelos de negocio en sectores como:

Domicilios y logística de última milla (Rappi, Mensajeros Urbanos, iFood)
Transporte de pasajeros (Uber, DiDi, InDriver)
Plataformas de freelance y marketplaces de servicios digitales (Torre, Workana, Freelancer)
Servicios profesionales por demanda (asesorías legales, psicología, docencia virtual)

Estas organizaciones deberán revisar sus estructuras operativas, contratos y esquemas tecnológicos para garantizar el cumplimiento de la reforma laboral.

Riesgos legales y operativos si no se implementan ajustes

Las empresas que no se adapten a tiempo pueden enfrentar:

Demandas laborales por subordinación encubierta
Recalificación de contratos civiles como laborales
Cobros retroactivos de aportes y sanciones por evasión ante la UGPP
Bloqueo de operaciones por parte del Ministerio del Trabajo
Deterioro de la reputación institucional ante prácticas abusivas automatizadas

Recomendación LexTalento

Desde LexTalento recomendamos a las empresas que emplean modelos digitales:

Realizar una auditoría jurídica de los modelos de contrato para clasificar correctamente las relaciones de trabajo y eliminar cláusulas que impliquen subordinación en vínculos autónomos.
Diseñar protocolos internos sobre derechos digitales laborales que incluyan manuales de desconexión, mecanismos de apelación y revisión humana de algoritmos.
Automatizar el proceso de cotización 60/40 en la PILA y generar reportes de trazabilidad exigidos por la UGPP.
Capacitar a líderes operativos, programadores y áreas legales en riesgos algorítmicos, derechos laborales digitales y criterios de clasificación contractual establecidos por la reforma laboral.

La Reforma Laboral 2025 no pretende frenar el avance tecnológico, sino garantizar que todo modelo de trabajo, incluso el más innovador, respete principios fundamentales del derecho laboral. Las plataformas que se anticipen y formalicen sus relaciones con claridad y legalidad no solo evitarán sanciones, sino que ganarán legitimidad, confianza del talento humano y sostenibilidad a largo plazo.

5. Aprendices SENA: la monetización ahora es regla

Fundamento jurídico: Artículo 25 – Reforma Laboral 2025
La reforma laboral impone un cambio sustancial en el cumplimiento de la cuota mínima obligatoria de aprendices, regulada por el Decreto 933 de 2003. A partir de ahora, las empresas que no vinculen aprendices deberán pagar un aporte económico obligatorio, no como alternativa voluntaria, sino como sanción legal en caso de incumplimiento.
Este nuevo enfoque refuerza la articulación entre la formación técnica y el empleo juvenil, al tiempo que elimina las lagunas normativas que permitían evadir esta obligación mediante pasantías no reguladas o simplemente omitiendo el proceso.

¿Qué cambia exactamente con la Reforma Laboral?

El artículo 25 establece que toda empresa obligada a contratar aprendices que no lo haga, deberá pagar al SENA un valor equivalente a 1.5 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV) por cada aprendiz no vinculado. La única excepción será para aquellas empresas que demuestren documentalmente haber hecho la solicitud a una entidad formadora sin haber recibido respuesta o asignación oportuna.

Antes de la reforma:

Monetizar era una opción voluntaria.
El valor del aporte era de 1 SMMLV por aprendiz no vinculado.
No se requería probar gestión ante el SENA.
La fiscalización era limitada.

Con la reforma laboral:

Monetizar pasa a ser una obligación en caso de incumplimiento.
El valor sube a 1.5 SMMLV por aprendiz faltante.
Se exige soporte documental de gestión previa ante el SENA u otra entidad habilitada.
El SENA adquiere facultades reforzadas de inspección y sanción.

¿Qué es la cuota de aprendices?

Todas las empresas privadas con más de 15 trabajadores deben cumplir con una cuota mínima de aprendices, que varía según el número de empleados y la naturaleza del sector (técnico, tecnológico o profesional). Esta obligación puede cumplirse mediante contrato de aprendizaje o, en su defecto, con el pago del aporte compensatorio. Por ejemplo:

Una empresa con 60 empleados tiene una cuota mínima de 2 aprendices.
Si no los contrata y no justifica su gestión ante el SENA, deberá pagar 1.5 SMMLV por cada uno.
Esto equivale a más de $4.2 millones mensuales o más de $51 millones anuales, solo por no cumplir la obligación.

A diferencia de años anteriores, este valor no es deducible como inversión en formación y no puede compensarse con otras figuras como prácticas universitarias o pasantías libres.

Impacto económico y operativo del cambio

La reforma laboral transforma este pago en una carga recurrente para las empresas que no ajusten sus procesos. Además del costo económico, el incumplimiento expone a las organizaciones a:

Multas adicionales por evasión de la cuota legal.
Requerimientos formales por parte del SENA, el Ministerio del Trabajo o la UGPP.
Restricciones en beneficios tributarios, especialmente en programas de formación para el trabajo.
Pérdida reputacional, al quedar en evidencia la falta de compromiso con la inserción laboral juvenil.

¿Qué debe hacer una empresa hoy?

Diagnóstico de obligación:
Verificar si cuenta con más de 15 trabajadores. Confirmar el sector económico y el tipo de aprendiz requerido.
Plan de cumplimiento:
Vincular aprendices a través del SENA, instituciones reconocidas por el MEN o convenios universidad–empresa.
En caso de no vincular, iniciar la monetización con respaldo documental de la gestión hecha.
Revisión contractual:
Asegurar que todos los contratos de aprendizaje estén formalizados conforme a la Ley 789 de 2002. Implementar protocolos de formación, acompañamiento y certificación para evitar sanciones y garantizar el aprovechamiento del talento joven.

Recomendación LexTalento

Desde nuestra unidad jurídica y de gestión de talento proponemos un enfoque integral para el cumplimiento de esta nueva obligación bajo la reforma laboral:

Modelo de cumplimiento híbrido: Analizar la conveniencia de monetizar o vincular directamente, de acuerdo con la capacidad operativa y la rotación del personal.
Gestión documental automatizada: Implementar herramientas para el seguimiento de solicitudes ante el SENA, asignación de aprendices y validación de justificantes.
Integración a procesos de selección: Incluir aprendices como parte de un pipeline de talento joven, alineado con los programas de formación dual y la proyección interna.
Acompañamiento legal frente al SENA: Brindamos asesoría para gestionar convenios, responder requerimientos, documentar excepciones y prevenir sanciones administrativas.

La Reforma Laboral redefine el tratamiento legal de los aprendices en Colombia. El incumplimiento de la cuota ya no es una opción libremente compensable, sino un hecho sancionable. Para las empresas, esto implica asumir una nueva responsabilidad con rigor documental, planeación estratégica y una articulación efectiva con el sistema nacional de formación para el trabajo. Cumplir no solo evita sanciones, sino que puede convertirse en una ventaja competitiva y una inversión real en el talento del futuro.

6. Teletrabajo, flexibilidad y corresponsabilidad

Fundamento jurídico: Artículos 50 y 56 – Reforma Laboral 2025
La reforma laboral incorpora una visión moderna del trabajo remoto y de la conciliación vida–trabajo, fortaleciendo el marco normativo del teletrabajo e introduciendo, por primera vez, el derecho de los cuidadores a solicitar horarios flexibles. Estas medidas no solo buscan mejorar la calidad de vida del trabajador, sino que permiten a las empresas alinear sus esquemas operativos con la jornada semanal de 42 horas y avanzar hacia modelos laborales más sostenibles y equitativos.

Nuevas modalidades de teletrabajo según la ley

El artículo 56 de la reforma laboral regula con mayor precisión las tres categorías de teletrabajo ya previstas en la Ley 1221 de 2008 y las articula con obligaciones adicionales para el empleador. Estas son:

Teletrabajo autónomo:
El trabajador organiza sus tiempos y realiza sus funciones desde su hogar u otro lugar distinto a la sede empresarial. No existe supervisión directa. El empleador debe garantizar la dotación tecnológica, conectividad, y condiciones seguras de salud en el sitio de trabajo remoto.
Teletrabajo móvil:
El trabajador desempeña sus funciones desde distintos lugares, como espacios públicos, zonas de tránsito o sedes temporales, utilizando dispositivos portátiles. Aunque tiene libertad de movimiento, debe mantener trazabilidad y disponibilidad operativa.
Teletrabajo híbrido:
El empleado alterna entre trabajo presencial y remoto dentro de la misma semana. Esta modalidad es promovida por la reforma como modelo óptimo, al equilibrar el control del empleador con la autonomía del trabajador. Es totalmente compatible con la jornada de 42 horas.

La empresa está obligada a identificar la modalidad de teletrabajo en el contrato o a través de un otro sí, y debe formalizar el modelo en el reglamento interno. También debe garantizar condiciones seguras y adecuadas para la ejecución remota de las funciones.

Derecho de los cuidadores a la flexibilidad horaria

El artículo 50 de la reforma introduce un enfoque de corresponsabilidad familiar en el entorno laboral. Reconoce el derecho a solicitar horarios flexibles o teletrabajo por parte de trabajadores que tienen a su cargo personas con necesidades especiales de cuidado.

¿Quiénes pueden beneficiarse?

Padres o madres cabeza de familia.
Personas a cargo de menores de edad, adultos mayores o personas con discapacidad.
Trabajadores con responsabilidades familiares que requieren conciliación de horarios.

¿Qué implica este derecho?

El empleador deberá evaluar las solicitudes con base en criterios objetivos y funcionales, y responder por escrito con argumentos que respalden su decisión. La negativa injustificada o sistemática puede ser considerada discriminatoria. Esta disposición fortalece la equidad de género y el balance entre vida personal y laboral.

Implicaciones legales y operativas para las empresas

La reforma laboral convierte el teletrabajo y la flexibilidad en mecanismos estructurales, no en beneficios ocasionales. Esto obliga a las empresas a implementar:

Contratos o adiciones contractuales con cláusulas específicas sobre modalidad remota.
Dotación de equipos y conectividad para los empleados en trabajo remoto.
Evaluaciones de salud ocupacional del entorno laboral remoto, en línea con el SG-SST.
Protocolos de asignación de días presenciales y remotos en esquemas híbridos.
Canales formales para tramitar solicitudes de flexibilidad y garantizar el derecho a la desconexión digital (Ley 2191 de 2022).

Beneficios estratégicos para empresas que adoptan modelos flexibles

Implementar teletrabajo y horarios flexibles genera ventajas competitivas en múltiples niveles:

Gestión del talento: mejora la retención de empleados, especialmente en perfiles jóvenes y femeninos.
Reducción de costos: disminuye gastos de transporte, alimentación e infraestructura.
Productividad: estudios internacionales muestran que el teletrabajo bien gestionado puede incrementar la productividad hasta en un 20 %.
Marca empleadora: posiciona a la empresa como una organización humana, moderna y responsable socialmente.

Riesgos si no se implementan correctamente

Ignorar las disposiciones de la reforma laboral en esta materia puede derivar en:

Reclamaciones por discriminación laboral si se niegan solicitudes de flexibilidad sin justificación técnica.
Sanciones por omitir la dotación tecnológica o no evaluar riesgos en el entorno remoto.
Demandas por acoso laboral digital o por violar el derecho a la desconexión.
Multas por no documentar o formalizar las condiciones del trabajo remoto.

Recomendación LexTalento

Desde LexTalento acompañamos a las organizaciones en la implementación legal y operativa de esquemas flexibles y teletrabajo, con un enfoque técnico y humano:

Diagnóstico de viabilidad operativa: analizamos qué roles pueden migrar a modelos remotos sin afectar la calidad del servicio.
Modelos contractuales ajustados: desarrollamos formatos de contrato y otro sí con cláusulas actualizadas conforme a la ley.
Evaluación de condiciones remotas: entregamos checklists validados para verificar condiciones del lugar de trabajo y prevenir riesgos laborales.
Política interna de flexibilidad: diseñamos protocolos de solicitud, seguimiento y resolución de casos relacionados con horarios alternativos.
Capacitación especializada: realizamos talleres prácticos en derechos laborales en entornos híbridos, liderazgo remoto y gestión emocional del trabajo flexible.

La Reforma Laboral redefine el rol del teletrabajo en Colombia. Ya no se trata de una medida excepcional ni de un beneficio discrecional: es un derecho exigible con obligaciones precisas para el empleador. La flexibilidad laboral bien implementada se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad, mejorar el clima laboral, atraer talento y evitar conflictos jurídicos. Las empresas que lideren esta transición serán también las que consoliden una ventaja competitiva sostenible.

7. Nuevas licencias y obligaciones del empleador

Fundamento jurídico: Artículo 16 – Reforma Laboral 2025
El artículo 16 de la reforma laboral redefine el concepto de ausencia justificada, incorporando cuatro nuevas licencias laborales que se convierten en obligatorias, remuneradas y exigibles. Estas licencias deben reconocerse sin que afecten vacaciones, primas, bonificaciones ni sean consideradas como faltas que generen sanción o disminución en los indicadores de desempeño.

Nuevas licencias obligatorias con goce de sueldo

La reforma laboral establece que las siguientes licencias deben concederse siempre que se cumplan las condiciones señaladas:

Licencia para ejercer el derecho al voto
Aplicable cuando las elecciones coinciden con la jornada laboral. La empresa debe otorgar el tiempo suficiente para votar y regresar, contra presentación del comprobante de sufragio.
Licencia para citas médicas y escolares
Incluye el acompañamiento a hijos, personas dependientes o adultos mayores. Aplica para consultas generales, especializadas, exámenes, terapias y controles educativos. Requiere soporte de la cita y certificación de asistencia.
Licencia para funciones sindicales o administrativas
Otorgada a trabajadores que hacen parte de juntas directivas sindicales, comités paritarios o funciones de representación. No puede generar penalidades, descuentos ni afectar evaluaciones.
Licencia por uso de transporte ecológico
Reconoce el tiempo adicional para llegar al trabajo utilizando bicicleta u otros medios sostenibles. Puede traducirse en flexibilidad horaria parcial (entrada o salida), previa certificación.

Implicaciones legales para las empresas

Estas licencias adquieren fuerza legal obligatoria. Su correcta implementación exige a las organizaciones adoptar medidas en varias áreas:

Remuneración completa: No puede descontarse ninguna parte del salario ni afectar comisiones, metas u otros indicadores.
Protección contra represalias: La solicitud y uso de estas licencias no puede generar represalias disciplinarias ni afectaciones indirectas.
Protocolos de registro: Es necesario implementar formatos físicos o digitales para tramitar solicitudes y realizar seguimiento.

Nuevos desafíos en la gestión de talento humano

La aplicación efectiva de estas disposiciones requiere cambios estructurales en los procesos internos de las organizaciones. En particular:

Modificación del Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
Debe incorporarse el detalle de estas nuevas licencias como parte del régimen de ausencias justificadas.
Revisión del Manual de Clima Organizacional
Incluir políticas de corresponsabilidad, enfoque ambiental y garantías sindicales como pilares del equilibrio vida-trabajo.
Actualización de software de nómina y asistencia
Los sistemas deben reflejar correctamente estas licencias, sin afectar indicadores de puntualidad, bonificación o productividad.
Formación a líderes y mandos medios
Es esencial evitar la microgestión y el escepticismo hacia quienes acceden a estas licencias. El nuevo enfoque laboral exige confianza y respeto por los derechos del trabajador.

Recomendación LexTalento

Desde LexTalento sugerimos implementar un plan de acción estructurado en tres fases para garantizar el cumplimiento sin impacto negativo en la operación:

Diagnóstico normativo: Revisión del reglamento y de los formatos actuales de ausencias.
Actualización documental y procedimental: Reformulación del capítulo de licencias e inclusión de formatos digitales.
Capacitación directiva: Talleres prácticos sobre licencias legales y gestión del ausentismo sin discriminación.

Conclusión general

LexTalento frente a la Reforma Laboral 2025: Cumplimiento con estrategia, adaptación con visión

La Reforma Laboral 2025 representa uno de los mayores cambios normativos de las últimas décadas en Colombia. No solo redefine aspectos esenciales como jornada, contratación, recargos o teletrabajo, sino que introduce un nuevo paradigma sobre el rol del empleador, los derechos del trabajador y la relación entre ambos.

En LexTalento, consideramos que esta reforma no debe asumirse como un obstáculo, sino como una oportunidad para modernizar estructuras, fortalecer el compromiso del talento humano y construir relaciones laborales basadas en la confianza, la equidad y la legalidad.

Reconocemos que la implementación puede generar presión inicial en áreas clave como recursos humanos, cumplimiento legal o tecnología operativa. Sin embargo, también identificamos que este nuevo marco legal ofrece un terreno fértil para innovar en gestión del talento, promover culturas laborales sostenibles y fortalecer el posicionamiento empresarial ante clientes, autoridades y colaboradores.

Nuestra propuesta se basa en tres pilares complementarios:

Prevención jurídica: mediante asesoría especializada, actualización documental y acompañamiento estratégico ante entidades como MinTrabajo, UGPP o el SENA.
Gestión humana inteligente: con enfoque en bienestar, corresponsabilidad y retención de talento clave.
Automatización y trazabilidad: a través de tecnología que garantice eficiencia, control y respaldo en cada proceso laboral.

Cumplir con la reforma laboral no significa perder competitividad. Significa, más bien, actuar con visión, adaptarse con liderazgo y construir organizaciones más justas, preparadas para los desafíos del presente y del futuro.

Porque el cumplimiento inteligente no es una obligación: es una ventaja.

Citas Reforma Laboral 2025 y fuentes complementarias

Congreso de la República de Colombia. (2024). Proyecto de Ley N.º 311 de 2024 Senado – Reforma Laboral “Por el derecho a la estabilidad laboral y la dignificación del trabajo”. Disponible en: https://www.congreso.gov.co
Documento base utilizado: Reforma Laboral 2025.pdf (Artículos 1 al 72, especialmente Título IV: Art. 26 al 33)
Ley 1221 de 2008. Por la cual se establece el teletrabajo y se dictan otras disposiciones. Disponible en: https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestornormativo/norma.php?i=33285
Decreto 1227 de 2022. Reglamenta las condiciones para la implementación del teletrabajo en Colombia. Disponible en: https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%201227%20DEL%2018%20DE%20JULIO%20DE%202022.pdf
Ley 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social. (Contrato de aprendizaje – Art. 30) Disponible en: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6494
Ley 2101 de 2021. Por la cual se reduce la jornada laboral semanal de manera gradual sin disminuir el salario ni afectar los derechos adquiridos. Disponible en: https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestornormativo/norma.php?i=172022
Ley 2191 de 2022. Por medio de la cual se regula la desconexión laboral en Colombia. Disponible en: https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/LEY%202191%20DEL%2006%20DE%20ENERO%20DE%202022.pdf
Ley 403 de 1997. Establece estímulos al sufragio. Disponible en: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=1457
McKinsey & Company. (2023). What executives are saying about hybrid work. Disponible en: https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-on-books/what-executives-are-saying-about-hybrid-work
OIT – Organización Internacional del Trabajo. (2021). El trabajo en plataformas digitales: Hacia una gobernanza internacional del trabajo digital. Disponible en: https://www.ilo.org/global/topics/future-of-work/publications/WCMS_771749/lang–es/index.htm
Mercer. (2024). Tendencias Globales de Talento – Estudio de Clima Laboral y Futuro del Trabajo. Disponible en: https://www.mercer.com (acceso a través de suscripción)
Gallup. (2023). State of the Global Workplace Report. Disponible en: https://www.gallup.com/workplace